Деловые события и встречи — важная составляющая любого бизнеса и коммуникации с клиентами или партнерами. Такие мероприятия являются частью корпоративной культуры и общественной деятельности компаний, поскольку помогают предпринимателям закрывать различные бизнес-цели, следить за трендами и получать новую информацию о ситуации на рынке.

Зачем нужны деловые встречи

Как правило, цели деловых мероприятий имеют коммерческий или производственный характер, поскольку участниками ивентов становятся специалисты, руководители или владельцы компаний. Среди основных задач, которые закрывают деловые события, выделяют:

обретение полезных знакомств;
расширение целевой аудитории;
увеличение продаж и прибыли;
обмен информацией между представителями организаций;
укрепление имиджа;
формирование или повышение лояльности клиентов, инвесторов или партнеров;
создание внутренней коммуникации в компании;
поддержка корпоративной культуры;
продвижение бренда на рынке;
установление деловых контактов.

Виды деловых мероприятий

Конференции

Это крупный ивент, где встречаются представители компаний из одинаковой или смежной сферы деятельности для обсуждения актуальных тем и проблем. Обычно программа конференции включает выступления, воркшопы и нетворкинг, где эксперты рассказывают о своей работе и новых подходах к ней, делятся новостями проводят дискуссии и так далее. Формат позволяет участникам обсудить интересные темы и узнать направления развития отрасли. Длительность мероприятия может составлять от одного до нескольких дней. Также возможны проведение онлайн-конференций или организация трансляции очной встречи.

Семинары

Групповые занятия проводят для ограниченного круга лиц, поскольку формат предполагает прокачку бизнес-навыков, управленческих качеств и коммуникации, а также обмен идеями с деловыми партнерами. Эксперты также выступают с докладами и проводят презентации по актуальной теме, однако мероприятие проводится с целью обучения или повышения квалификации присутствующих. Зачастую программа подразумевает лекции спикеров, общение участников в формате “вопрос-ответ, обсуждение полученной информации и практические задания по ее применению.

Форумы

Основные отличия форума от конференции связаны с расширенным охватом аудитории, увеличенными длительностью и количеством участников, а также обсуждением более глобальных тем. Мероприятия регионального или федерального уровня посвящаются определенной бизнес-отрасли и предполагают участие компаний, занимающих лидирующие позиции рынка, представители которых выступают на равных. В зависимости от направления на встречах профессионалы могут обсуждать общие вопросы экономики, социальной сферы, культурной составляющей и так далее.

Круглые столы

Короткое собрание является частью более крупных мероприятий: например, конференций или форумов, и посвящается конкретным узконаправленным деловым темам. В ходе разговора, который регулируется модератором, участники ищут и обсуждают решения для обозначенных в начале проблем. Главная особенность формата — равноправие высказываний всех желающих и коллективная дискуссия по поднятым вопросам. Также в рамках круглого стола возможны проведение брифинга и выступление докладчиков.

Тренинги

Краткосрочные обучающие встречи в виде тренингов организуют для сотрудников компании, а также для руководителей среднего и высшего звена. Обычно мероприятие направлено на работу с определенным спикером, поэтому может включать мастер-классы, групповые и индивидуальные задания, анкетирование, лекции, бизнес-игры и другие элементы. Цель ивента — повышение рабочей квалификации или освоение специализированных бизнес-навыков. Кроме этого, тематика может касаться более общих направлений: ораторского мастерства, делового этикета, техники НЛП и других.

Выставки

Профильная выставка относится к узконаправленным форматам, так как предполагает демонстрацию компании и ее продуктов. В зависимости от тематики ивент может быть торговым, отраслевым, рекламным, имиджевым и международным. На мероприятии у гостей появляется возможность познакомиться с брендом и узнать больше о его предложениях, а у организации — изучить целевую аудиторию, презентовать новые товары или услуги, сформировать положительный имидж и укрепить свои позиции на рынке. В рамках выставок уместно проведение мастер-классов и тренингов.

Презентации

Это торжественное представление компанией нового товара или услуги в закрытом либо публичном формате с приглашением клиентов, партнеров, спонсоров и сторонних зрителей. Мероприятие способствует продуктивному диалогу с целевой аудиторией, стимулированию продаж, продвижению продукции и увеличению прибыли. Кроме этого, ивент используют для демонстрации товаров, которые давно находятся в ассортименте, чтобы подчеркнуть преимущества и предоставить возможность протестировать их в действии. Программа презентации может включать выступление нескольких спикеров, общение экспертов с гостями в формате “вопрос-ответ” и банкет.

Советы по организации деловых встреч

Успешное проведение делового мероприятия невозможно без тщательной подготовки и учета множества факторов. В частности организация бизнес-событий предполагает следующие этапы:

Определение целей и бюджета. Здесь важно понять, какие задачи будет решать ивент и каких результатов нужно достичь в процессе с учетом финансовых возможностей компании.
Реализация концепции. Организаторы должны отталкиваться от основной идеи мероприятия и под нее создавать программу, оформлять пространство, разрабатывать рекламу, выбирать формат и так далее.
Продвижение ивента. На данном этапе необходимо продумать маркетинговую стратегию для привлечения гостей. Распространять информацию можно через всевозможные каналы коммуникации: аудио- и видеореклама, персональные приглашения, анонсы в социальных сетях, наружная реклама, создание полиграфии, размещение на площадках компаний-партнеров и так далее.
Поиск и оснащение площадки. Локация должна отвечать всем требованиям, связанным с планировкой, вместимостью, безопасностью, функциональностью, техническим оснащением и другими параметрами.
Приглашение спикеров. Эксперты, переводчики и ведущие должны быть знакомы со своими обязанностями, а также с таймингом и программой мероприятия, чтобы в процессе не возникло каких-либо проблем. В идеале перед ивентом нужно провести репетицию выступлений и убедиться в подготовке участников.
Организация банкета. Лучше заранее уточнить примерное количество гостей, чтобы согласовать меню и заказать достаточное количество еды для фуршета, кейтеринга или кофе-брейков.
Обеспечение трансфера. Если эксперты приезжают из других регионов или площадка находится за пределами города, важно позаботиться о проезде участников к месту проведения ивента, а также о возможностях их размещения в гостинице при необходимости.
Контроль безопасности. Массовое мероприятие предполагает высокие риски, поэтому организаторы должны обеспечить оптимальное количество охраны на всех зонах площадки.